P: Jak krótko można opisać, na czym polega planowanie ciągłości działania?

O: Plan ciągłości działania zajmuje się podtrzymaniem funkcjonowania krytycznych procesów biznesowych w minimalnym, akceptowalnym zakresie wraz z całą niezbędną do tego celu infrastrukturą (informatyczną, biurową, techniczną). Plan awaryjny zajmuje się głównie technicznymi aspektami działalności i stanowi część planu ciągłości działania.

P: Czym planowanie ciągłości działania różni się od zarządzania ryzykiem operacyjnym i zarządzania kryzysem (crisis management)?

O: Planowanie ciągłości działania dotyczy zdarzeń na ogół nieprzewidywalnych, o niskim prawdopodobieństwie i katastrofalnych w skutkach (np. atak terrorystyczny, katastrofy naturalne, etc.). Zarządzanie ryzykiem operacyjnym polega na identyfikacji wszelkich zagrożeń (nawet najdrobniejszych), szacowaniu ich prawdopodobieństwa i potencjalnych skutków (szacowanie ryzyka) oraz zaprojektowaniu i wdrożeniu odpowiednich środków kontroli. Plan ciągłości działania jest jednym ze środków minimalizacji ryzyka i elementem programu zarządzania ryzykiem operacyjnym. Zarządzanie kryzysem/sytuacją kryzysową stanowi element planu ciągłości działania. Zarządzanie sytuacją kryzysową obejmuje następujące aspekty:

• powiadamianie i eskalacja (przekazywanie decyzji na coraz wyższe szczeble zarządzania)
• pierwsza reakcja na zdarzenie (Incident Management)
• minimalizacja skutków zdarzenia
• komunikacja kryzysowa
• wdrożenie procedur awaryjnych

P: W jaki sposób planowanie ciągłości działania chroni reputację organizacji, jej markę i wartość?

O: Prawidłowo skonstruowany i spójny plan ciągłości działania pozwala organizacji sprawnie reagować na wszelkie sytuacje kryzysowe i skutecznie minimalizować skutki zdarzenia. Posiadanie planu ciągłości działania zwiększa zaufanie klientów, partnerów, pracowników i inwestorów do organizacji i stanowi ważny element przewagi konkurencyjnej (szczególnie w przypadku kryzysu, który dotyczy danej branży - np. choroba wściekłych krów jako przykład kryzysu branży producentów mięsa i wędlin, bakterie w szklanych opakowaniach napojów jako przykład kryzysu branży producentów napojów gazowanych, etc.).

O: Zdecydowanie tak. Posiadanie przez organizację planu ciągłości działania stanowi dla udziałowców gwarancję ich inwestycji. Plan ciągłości działania jest świadectwem poczucia odpowiedzialności Zarządu i jego troski o dobro firmy, a tym samym o inwestorów. Ponadto, planowanie ciągłości działania stanowi element ładu korporacyjnego, którego wdrożenie jest coraz częściej wymagane nie tylko przez inwestorów, lecz także przez regulacje prawne (np. Sarbanes Oxley Act).

P: Czy firmy ubezpieczeniowe łaskawiej spoglądają na organizacje, które mają opracowane i przetestowane plany ciągłości działania?

O: Nie tylko łaskawiej spoglądają, ale najlepsze spośród nich dostarczają nawet swym klientom wskazówek na temat tego, co taki plan w minimalnym zakresie powinien zawierać. Posiadanie przez firmę planu ciągłości działania znacząco zmniejsza ryzyko ubezpieczyciela, a tym samym stanowi ważny argument za obniżeniem wysokości składki.

P: Czy planowanie ciągłości działania dotyczy tylko organizacji komercyjnych czy także publicznych?

O: Planowanie ciągłości działania dotyczy wszystkich organizacji, które uznają, iż nie mogą sobie pozwolić na przerwanie działalności (z powodów biznesowych, prawnych, etc.), bez względu na sektor rynku, w którym funkcjonują. Pytanie, które powinna sobie zadać organizacja nie brzmi: "Czy możemy pozwolić sobie na przerwę w działalności?", lecz: "Jak długo może trwać przerwa w naszej działalności bez negatywnych skutków dla naszych finansów, reputacji, produktów?"

P: Czym różni się metoda pracy Davidson Consulting nad programem BCP od tego, co robi konkurencja?

O: Naszą naczelną zasadą jest przekazanie klientom całego know-how na temat planowania ciągłości działania. Stoimy na stanowisku, iż planowanie ciągłości działania nie jest i nie powinno być wiedzą tajemną. Według nas, transfer know-how może odbywać się wyłącznie poprzez wspólną pracę na każdym etapie projektu z pracownikami danej organizacji. Tylko takie podejście umożliwia wytworzenie w firmie kompetentnego zespołu, który po zakończeniu projektu będzie w stanie samodzielnie administrować planem i jego aktualizacją. Zależy nam na tym, by Państwa plany ciągłości działania żyły i służyły dobru firmy. Tylko w ten sposób nie zaprzepaści się wysiłku, czasu i inwestycji włożonych w stworzenie skutecznego programu BCP.

P: Ile czasu zajmuje opracowanie, przetestowanie i wdrożenie programu BCP?

O: O czasie trwania projektu decyduje ilość krytycznych procesów biznesowych występujących w danej organizacji oraz poziom skomplikowania jej struktury organizacyjnej i środowiska technologicznego. Średnio rzecz biorąc, projekt budowy kompleksowych planów ciągłości działania trwa od 6. miesięcy do 2. lat. Im większa i bardziej skomplikowana organizacja, tym dłuższy czas jest potrzebny na opracowanie i wdrożenie planów.

O: Już w trakcie trwania projektu BCP widać szereg bezpośrednich i pośrednich korzyści płynących z jego uruchomienia. Pierwszym efektem jest uruchomienie lub aktualizacja programu zarządzania ryzykiem operacyjnym. Szczegółowe zdefiniowanie przebiegu i zasobów procesów biznesowych daje podstawy do uzyskania nowej jakości w zarządzaniu firmą. Analiza BIA dokładnie wskazuje, które obszary działalności zasługują na najwyższą uwagę kierownictwa, a Strategia Przetrwania pozwala precyzyjnie uzasadnić inwestycje w konkretne rozwiązania techniczne i zweryfikować lub wdrożyć system kontroli zmiany w firmie. Warto też wspomnieć o pozytywnych wynikach audytów ze strony inwestorów i instytucji nadzorczych, znaczną poprawę komunikacji wewnętrznej dzięki wielomiesięcznej wspólnej pracy działów biznesowych i technicznych nad planem ciągłości działania, oraz wpływ posiadania planów na wizerunek firmy, jako organizacji odpowiedzialnej i bezpiecznej. Prawdziwą wartość inwestycji widać jednak w sytuacjach kryzysowych, gdy Państwa pracownicy z łatwością potrafią oszacować wysokość potencjalnych strat, których udało się uniknąć dzięki uruchomieniu procedur BCP.