• Kontekst i podstawa prawna
• Obowiązki pracodawcy w razie mobilizacji pracowników
• Utrzymanie cigłości działania w razie mobilizacji pracowników

‍

Ustawa o Obronie Ojczyzny obejmuje szeroki zakres zagadnień, w tym przepisy dotyczące świadczeń na rzecz obrony nakładanych na obywateli i przedsiębiorców, a także kwestie związane z militaryzacją jednostek i ochroną obiektów o znaczeniu strategicznym.

‍

Czego wymaga Ustawa o Obronie Ojczyzny od przedsiębiorstwa?

‍

Na początku przypomnijmy sobie listę najważniejszych obowiązków wynikających z nowelizacji ustawy:

‍

• Zwolnienie na kwalifikację wojskową – obowiązek usprawiedliwienia nieobecności pracownika wezwanego przed komisję wojskową.

• Urlop bezpłatny – konieczność udzielenia urlopu na czas służby terytorialnej.

• Dwudniowe zwolnienie – dla pracowników powołanych do czynnej służby wojskowej lub służby rezerwowej.

• Ochrona przed zwolnieniem – zakaz wypowiedzenia umowy od momentu doręczenia karty powołania do zakończenia służby.

• Zachowanie stażu pracy – okres służby wlicza się do stażu, bez możliwości zmiany warunków zatrudnienia.

• Współpraca z wojskiem – potencjalny obowiązek udostępniania danych pracowników objętych procedurami obrony.

Zanim przejdziemy do omawiania obowiązków pracodawcy w razie mobilizacji pracownika, chcemy  przypomnieć o istotnych kwestiach związanych z obronnością, ale obowiązujących w czasie pokoju.

‍

Kwalifikacja wojskowa, a nieobecność pracownika

‍

Zacznijmy od kwalifikacji wojskowej, którą Ministerstwo Obrony Narodowej zapowiedziało na okres od lutego do końca kwietnia 2026 r. Jest to czas, w którym możemy spodziewać się pojedynczych nieobecności pracowników, gdyż pracownik wezwany na komisję wojskową ma zagwarantowane prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Z punktu widzenia pracodawcy – aczkolwiek nie jest to formalnym obowiązkiem – warto być może przypomnieć pracownikom o zgłaszaniu terminów, w których planuj odwiedzić komisje wojskowe, aby zawczasu zaplanować zastępstwa i uniknąć dezorganizacji pracy.

Dodatkowo, ustawa przewiduje obowiązek udzielenia dwudniowego zwolnienia bez wynagrodzenia pracownikom powołanym do czynnej służby wojskowej (z wyłączeniem służby zawodowej) lub pełniącym służbę rezerwową. Choć ustawa nie precyzuje bezpośrednio celu tego zwolnienia w kontekście konkretnych czynności (np. załatwiania spraw), samo zwolnienie ma umożliwić pracownikowi przygotowanie się do stawienia się w jednostce wojskowej i spełnienie obowiązków związanych z powołaniem do czynnej służby wojskowej. Pracodawca może, ale nie musi, wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za czas tego zwolnienia od pracy (na własny koszt).

‍

Pracownik w Wojskach Obrony Terytorialnej

‍

Kwestią, z którą pracodawcy są już chyba oswojeni, jest szczególna ochrona pracowników powołanych do służby terytorialnej. Pracodawca ma obowiązek udzielenia im bezpłatnego urlopu na cały okres trwania tej służby. Warto dodać, że pracownikowi, który pełnił terytorialną służbę wojskową rotacyjnie, jednorazowo, nieprzerwanie przez okres co najmniej 30 dni, przysługuje 1 dzień zwolnienia od pracy (również bez prawa do wynagrodzenia). Jest to uprawnienie, z którego pracownik może skorzystać, składając wniosek do pracodawcy.

Zazwyczaj pracodawca nie może zwolnić pracownika, który został powołany do służby w Wojskach Obrony Terytorialnej (WOT), od momentu otrzymania karty powołania aż do zakończenia służby wojskowej. Są jednak pewne wyjątki, kiedy zwolnienie jest możliwe:

• gdy umowa o pracę została zawarta na okres próbny,
• gdy umowa o pracę została zawarta na czas określony nie dłuższy niż 12 miesięcy,
• gdy stosunek pracy powstał na podstawie powołania,
• w przypadku, gdy pracodawca ma podstawy do zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia z jego winy,
• w sytuacji, gdy firma jest likwidowana lub ogłasza upadłość.

Jeśli wypowiedzenie umowy o pracę (przez pracodawcę lub pracownika) miałoby zakończyć się już po dniu powołania do służby, to takie wypowiedzenie jest nieważne. Wtedy umowę można rozwiązać tylko na prośbę pracownika.

Okres, w którym pracownik wykonuje obowiązki związane z obronnością, jest zaliczany do jego stażu pracy. Pracodawca nie może samodzielnie zmieniać warunków zatrudnienia takiego pracownika, ponieważ jego umowa o pracę jest w tym czasie chroniona, a pracownik zachowuje wszystkie swoje prawa wynikające z umowy, z wyjątkiem wynagrodzenia – w czasie służby zamiast pensji otrzymuje on uposażenie wojskowe.

‍

Przydział mobilizacyjny pracownika - obowiązki pracodawcy

‍

Przydział mobilizacyjny może otrzymać żołnierz rezerwy, żołnierz służby czynnej (np. żołnierz WOT) i żołnierz zawodowy, który w razie mobilizacji, stanu wojennego i w czasie wojny będzie pełnił służbę na stanowisku innym niż to, które zajmuje w czasie pokoju. To ten rodzaj karty powołania, który jako pierwszy przychodzi nam na myśl, gdy słyszymy hasło “mobilizacja”.

Istnieją także przydziały mobilizacyjne dla pracowników cywilnych, czyli osób niebędących żołnierzami. Pracownicy Ministerstwa Obrony Narodowej mogą otrzymać takie przydziały na konkretne stanowiska, które są przewidziane na czas wojny. Takie karty powołania na stanowiska określone w strukturze wojskowej mogą otrzymać także pracownicy zatrudnieni u innych pracodawców oraz osoby cywilne. Można je otrzymać nawet w czasie pokoju, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dotyczy to także osób, które nie są formalnie pracownikami (np. pracownicy kontraktowi).

Należy mieć świadomość, że zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 stycznia 2025 r. w sprawie doręczania kart powołania do służby wojskowej pełnionej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, karty mobilizacyjne mają najwyższy priorytet i mogą być wydawane codziennie, z reguły od 8:00 do 24:00 przez Pocztę Polską, Policję, organy administracji samorządowej i wojsko. Listonosz lub inna osoba uprawniona może przynieść karty mobilizacyjne dla pracowników także do zakładu pracy i wówczas to pracodawca ma obowiązek przekazać je niezwłocznie pracownikom.

Obowiązki i skutki posiadania przydziału mobilizacyjnego można podsumować w prosty sposób:

1. Każda osoba, która otrzymała przydział mobilizacyjny, zarówno wojskowy, jak i pracowniczy, jest zobowiązana do zgłoszenia się w wyznaczonym miejscu i czasie, gdy zostanie ogłoszona mobilizacja lub wybuchnie wojna. Firmy oferujące usługi przewozów pasażerskich muszą uwzględnić w swoich procedurach, że przejazdy osób posiadających kartę mobilizacyjną są bezpłatne.
2. Osoba posiadająca przydział wojskowy, która zgłosi się do służby, automatycznie staje się żołnierzem pełniącym czynną służbę wojskową, a umowa o pracę pracownika, który otrzymał przydział mobilizacyjny do jednostki wojskowej, ulega zawieszeniu od dnia zgłoszenia się pracownika do jednostki, do czasu demobilizacji. Taka osoba staje się cywilem wchodzącym w skład personelu Sił Zbrojnych. Pracodawca powinien takiego pracownika traktować jak osobę przebywającą na urlopie bezpłatnym.
3. Przydziały mobilizacyjne nadaje oraz może uchylić Szef Wojskowego Centrum Rekrutacji, we współpracy z dowódcą jednostki wojskowej lub Dyrektorem Generalnym MON. Warto o tym pamiętać, jeśli powołanie otrzyma pracownik, od którego zależy utrzymanie ciągłości działania funkcjonowania kluczowych sektorów, takich jak energetyka, ochrona zdrowia, czy transport. Warto na bieżąco wnioskować o wyłączenie od powołania mobilizacyjnego dla  pracowników niezbędnych do funkcjonowania naszego przedsiębiorstwa.

‍

Przydział mobilizacyjny jest jak z góry przygotowany plan awaryjny dla zasobów ludzkich państwa. Zamiast szukać odpowiednich osób i stanowisk w chaosie mobilizacji, państwo w czasie pokoju przypisuje konkretną osobę (żołnierza rezerwy lub cywilnego specjalistę) do konkretnego stanowiska w etacie wojennym, co jest prawnie usankcjonowane wydaniem imiennej karty mobilizacyjnej, zobowiązującej do natychmiastowego stawiennictwa.

Obowiązki rzeczowe firmy w czasie wojny

‍

Przy okazji omawiania obowiązków związanych z powołaniem mobilizacyjnym pracowników, poświęćmy chwilę obowiązkom rzeczowym, do spełnienia których możemy być zobowiązani. Obowiązek rzeczowy polega na przekazania mienia lub sprzętu na potrzeby Sił Zbrojnych lub innych jednostek realizujących zadania obronne. Obowiązek ten powstaje na podstawie wniosku właściwego organu lub dowódców. Należy pamiętać, że przekazywane mienie musi być sprawne i posiadać wymagane dokumenty (np. instrukcje obsługi, dokumentacja techniczna, dowody rejestracyjne, licencje, itp.).

Jeśli zarekwirowane mienie ulegnie zniszczeniu, przedsiębiorca lub obywatel ma prawo dochodzenia rekompensaty. Odszkodowanie jest wypłacane przez Skarb Państwa, a jego wysokość powinna odpowiadać wartości rynkowej pojazdów i poniesionej szkodzie.

‍

Militaryzacja firmy

Rząd może zdecydować o objęciu wybranych organizacji militaryzacją. W takiej sytuacji firma musi, na własny koszt, zapewnić odpowiednią liczbę pracowników, sprzętu i materiałów zgodnie ze swoją strukturą.

‍

Zakaz utrudniania realizacji obowiązków obronnych

‍

Przedsiębiorca nie może podejmować działań, które utrudniają realizację obowiązków obronnych. Osoba, która przeszkadza w wykonaniu tych obowiązków, może zostać ukarana pozbawieniem wolności do 3 lat.

‍

Udostępnianie danych

Ministerstwo Obrony Narodowej może zobowiązać pracodawców do przekazywania danych o pracownikach w systemie elektronicznym. Przekazywanie tych danych jest bezpłatne i musi być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.

‍

Przygotowanie firmy na wypadek ogłoszenia mobilizacji i nagłej niedostępności pracowników

‍

W razie powszechnej mobilizacji, przedsiębiorstwa mogą stanąć przed poważnym wyzwaniem związanym z nagłą niedostępnością kluczowych pracowników. Skuteczna strategia postępowania obejmuje siedem głównych kroków, które warto podjąć już dziś. O niektórych z nich wspominaliśmy powyżej, ale warto uporządkować ich zakres i chronologię.

1. Identyfikacja krytycznych stanowisk, czyli identyfikacja stanowisk kluczowych dla ciągłości działania firmy.
2. System zastępstw, ochrona kompetencji, poprzez zapewnienie potencjalnych zastępców (którzy nie zostaną objęci mobilizacją, co może nie być takie łatwe) i budowanie zespołów z krzyżowymi kompetencjami.
3. Współpraca z administracją, a więc np. wnioskowanie o wyłączenie z powołania pracowników kluczowych dla działania firmy.
4. Zabezpieczenie finansowe, czyli zapewnienie stosunkowo łatwo dostępnych środków niezbędnych do wdrożenia trybu awaryjnego i funkcjonowania firmy
5. Testowanie i ćwiczenia planów awaryjnych na wypadek niedostępności pracowników.
6. Elastyczne zatrudnienie – outsourcing i personel wsparcia.

‍

Identyfikacja krytycznych stanowisk i ocena ryzyka

‍

Pierwszym krokiem powinno być określenie procesów krytycznych w organizacji wraz ze wskazaniem minimalnego poziomu ich realizacji w razie "W" (gorąco rekomendujemy przeprowadzenie w tym celu analizy BIA, która jest podstawą każdego planu ciągłości działania), a następnie zidentyfikowanie stanowisk, których długotrwała nieobecność może szczególnie zakłócić działalność przedsiębiorstwa. Są to zwykle specjaliści odpowiedzialni za planowanie i utrzymanie produkcji, utrzymanie systemów informatycznych i automatyki przemysłowej, zarządzanie magazynami i logistyką, ale także szeregowi pracownicy, których praca jest niezbędna do utrzymania procesów.

Każdy z kierowników komórek organizacyjnych powinien oszacować liczbę pracowników potencjalnie objętych mobilizacją w razie wystąpienia najgorszego scenariusza, szczególną uwagę zwracając na stanowiska kluczowe. Kolejnym krokiem powinna być ocena, czy spośród pozostałych pracowników jesteśmy w stanie skompletować zespół, który będzie w stanie utrzymać działanie przedsiębiorstwa na minimalnym poziomie.  Na tej podstawie można ustalić priorytety działania, określając które zadania można odroczyć lub delegować, a które wymagają natychmiastowego zabezpieczenia.

‍

Budowanie odporności organizacyjnej

‍

Zamiast tradycyjnego modelu pojedynczego zastępcy, warto tworzyć zespoły, w których każda kluczowa funkcja może być przejęta przez co najmniej dwie lub trzy osoby. Regularne szkolenia krzyżowe, podczas których pracownicy rotacyjnie przejmują wzajemne obowiązki, pozwalają zbudować solidne zabezpieczenie na wypadek nagłej niedostępności pracowników w razie mobilizacji, ale także w razie epidemii, pandemii, zbiorowego zatrucia lub innych sytuacji kryzysowych.

Kluczowe znaczenie ma jakość dokumentacji procesów biznesowych. Instrukcje operacyjne, checklisty, nagrania wideo, procedury awaryjne oraz wewnętrzne manuale umożliwiają szybkie wdrożenie zastępcy w nowe obowiązki. Dokumentacja powinna być regularnie aktualizowana i łatwo dostępna dla uprawnionych pracowników, przy czym procedury awaryjne muszą być dostępne w każdej sytuacji.

‍

Współpraca z administracją państwową

‍

Firmy działające w kluczowych sektorach, takich jak energetyka, telekomunikacja czy transport, powinny jak najwcześniej rozpocząć rozmowy z lokalnymi urzędami odpowiedzialnymi za rekrutację. Dzięki współpracy mogą uzyskać możliwość zwolnienia wybranych pracowników z obowiązku stawiennictwa. Wcześniej przeprowadzona analiza BIA pomoże przygotować konkretne i przekonujące argumenty, które wesprą taki wniosek.

‍

Zabezpieczenia finansowe

‍

Firma powinna mieć łatwo dostępne pieniądze lub inne płynne aktywa na wypadek kryzysu. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie planu, który pozwoli utrzymać płynność finansową nawet w trudnych sytuacjach, np. gdy trzeba szybko zatrudnić nowych pracowników na zastępstwo, skorzystać z usług zewnętrznych lub kupić potrzebne zasoby nawet w razie poważnych braków na rynku. Warto też uwzględnić możliwość, że firma może zostać zmilitaryzowana, jeśli jej profil na to wskazuje.

Przedsiębiorstwa powinny szukać wsparcia w programach dla firm i funduszach europejskich, które pomogą pracownikom zdobyć niezbędne umiejętności lub opracować i wdrożyć plany zwiększające odporność firmy.

‍

Testowanie planów i procedur awaryjnych

‍

Regularne ćwiczenia i symulacje pomagają sprawdzić, czy plany na wypadek kryzysu działają. Warto organizować symulacje nieobecności pracowników z różnych działów i sprawdzać, jak radzić sobie, gdy wiele osób jest nieobecnych. Dzięki temu można znaleźć słabe strony w organizacji pracy.

Po ćwiczeniach trzeba przeanalizować wyniki i poprawiać procedury, żeby uniknąć problemów w przyszłości. Ważna jest też jasna komunikacja w firmie – pracownicy powinni wiedzieć, jakie są plany, procedury oraz ich prawa i obowiązki.

Przygotuj swój biznes na czasy próby

‍

Jak widać, status Polski jako kraju frontowego w NATO przekłada się na konkretne, prawne obowiązki dla każdego pracodawcy, a ich zignorowanie może skutkować poważnymi konsekwencjami. Kluczowe jest zrozumienie przepisów dotyczących kwalifikacji wojskowej, służby w WOT czy przydziałów mobilizacyjnych, a przede wszystkim wkomponowanie ich w strategię zarządzania ryzykiem.

Wskazane przez nas kroki – od analizy BIA (Business Impact Analysis) w celu identyfikacji procesów krytycznych, przez budowanie elastycznych zespołów z krzyżowymi kompetencjami, po zapewnienie płynnych aktywów – stanowią kompleksowy plan odporności organizacyjnej. To proces ciągły, który należy regularnie aktualizować i testować w ramach ćwiczeń i symulacji awaryjnych.

Warto zapamiętać, że w obliczu mobilizacji kluczowe jest to, kto nie zostanie powołany i jak szybko będzie w stanie przejąć obowiązki nieobecnych. Działania podjęte dziś – w spokojnym czasie – pozwolą na skuteczne wnioskowanie o wyłączenie kluczowego personelu i zapewnią płynne przejście w tryb awaryjny.

Nie czekajmy na kryzys, aby odkryć słabe punkty. Zacznijmy wdrażać te plany już teraz, by zapewnić ciągłość działania i stabilność zatrudnienia.

‍

‍

Jeśli potrzebujesz pomocy w tych działaniach – napisz do nas zapytania@davidson.pl  lub umów się ze mną na spotkanie

‍

‍